Spendenaktion Remote - Ein Blick hinter die Kulissen

Selina: Hallo ich bin Selina, und mache eine Ausbildung zur Kauffrau im E-Commerce bei BAUR. Ich bin Teil des B.Our-Teams und kümmere mich dort um die Wohnungsinserate und unsere Intranetbeiträge. Im Rahmen der Spendenaktion habe ich die Vororganisation bei den Supermärkten und auch die Abholung der Spenden bei den Einzelhändlern übernommen.

Elisa: Mein Name ist Elisa. Ich mache meine Ausbildung zur Kauffrau für Marketingkommunikation bei BAUR und gehöre außerdem dem aktuellen B.Our-Team an. Dort verantworte ich die Erstellung der Newsletter und ich betreue verschiedene Aktionen.

Fabian: Ich heiße Fabian und bin ein Teil der Unternehmenskommunikation der BAUR-Gruppe. Hier bin ich für das tägliche Erstellen unserer internen Intranetbeiträge verantwortlich. Im Rahmen der Spendenaktion habe ich die Kommunikation mit den verschiedenen Organisationen übernommen, welche die Spenden erhalten haben.

Elisa: B.Our ist ein Azubi-Projekt bestehend aus aktuell 19 Azubis. Das Projekt ist mittlerweile in der 3. Generation und Ziel ist es einen Mehrwert für Azubis und das Unternehmen zu schaffen. Der Kern dieses Projekts ist der B.Our Shop – ein Azubi geführter unternehmensinterner Online-Shop. In diesem stellen wir z.B. eine Wohnungsbörse bereit, verkaufen Musterartikel und betreiben einen Blog, auf dem wir beispielsweise regelmäßige Tipps für mehr Nachhaltigkeit im Alltag geben. Neben dem Shop führen wir auch regelmäßig verschiedene Aktionen, wie Fotowettbewerbe oder eben die Spendenaktion 2020, durch.

Fabian: Die jährlichen Spendenaktionen der BAUR-Gruppe, sind in unserer Unternehmensgruppe eine feste Tradition und wurden in der Vergangenheit überwiegend durch die Unternehmenskommunikation organisiert. 2019 hatte das B.Our-Team der letzten Generation die zusätzliche Idee, die Aktion um Kleiderspenden zu erweitern. Aus dieser Idee heraus kam es, dass die Spendenaktion 2019 letztendlich überwiegend durch das damalige B.Our-Team organisiert wurde, wobei die Azubis natürlich von der Unternehmenskommunikation unterstützt wurden. Da man aufgrund von Corona im Jahr 2020 gezwungen war, eine kontaktlose Spendenaktion auf die Beine zu stellen, entstand in der Unternehmenskommunikation der Gedanke, über den Mitarbeitershop B.Our ein „Virtuelles Spendenpaket“ zu verkaufen, wodurch jede*r Kolleg*in die Möglichkeit hätte, einen frei wählbaren Geldbetrag zu spenden. Ich habe diese Idee dann an das B.Our-Team weitergegeben. Unsere Azubis waren von diesem Vorschlag begeistert und starteten umgehend mit der Arbeit.

Selina: Da es diese tolle Spendenaktion schon seit vielen Jahren gibt, kam es für unser Team auch nicht in Frage die Spendenaktion 2020 ausfallen zu lassen, weshalb es für uns selbstverständlich war, die Idee der „Virtuellen Spendenpakete“ weiterzuführen. Deshalb gingen wir auch sofort in die Umsetzung.

Elisa: Die Aufgabenverteilung war eigentlich immer relativ spontan. Wir hatten jede Woche einen Jour Fixe Termin, in dem wir uns über das Projekt ausgetauscht haben. In unserem B.Our-Team hat jedes Mitglied feste Aufgaben, die er oder sie dann auch im Projekt Spendenaktion übernehmen konnte. Zudem wurde noch ein 5-köpfiges Projektteam gegründet, bestehend aus vier Mitgliedern des B.Our-Teams und einem Kollegen aus der Unternehmenskommunikation. Das Projektteam übernahm sozusagen die Koordination und behielt den Überblick über alle anstehenden To-Do’s. Insgesamt war es zwischen allen Beteiligten eine wirklich gute Zusammenarbeit, weil jede*r Kolleg*in sich den Aufgaben angenommen hat, die er oder sie am besten kann.

Elisa: Da in den vergangenen Jahren immer Lebensmittel, Drogerie- und Hygieneartikel gespendet wurden, wollten wir das in diesem Jahr genauso machen. Hierzu hielten wir zuerst Rücksprache mit unseren ausgewählten Organisationen, um in Erfahrung zu bringen, welche Produkte bei den Organisationen dringend benötigt werden. Anhand dieser Infos erstellten wir unsere Einkaufslisten und nahmen Kontakt mit dem regionalen Einzelhandel auf. Folgende Supermärkte und Drogerieläden waren von unserem Vorhaben begeistert und sicherten uns ihre Unterstützung zu: Rewe Altenkunstadt, DM Burgkunstadt, Edeka Burgkunstadt, DM Lichtenfels, Norma Altenkunstadt & Rossmann Altenkunstadt. Nachdem die Spendenaktion beendet war und der finale Geldbetrag feststand, gaben wir bei den Märkten unsere Bestellungen auf und konnten schon kurze Zeit später mithilfe eines BAUR-Sprinters die Sachspenden abholen. Die Märkte waren sehr kooperativ und der Bestell- und Abholprozess verlief wirklich unkompliziert. An dieser Stelle auch ein großes Dankeschön an die beteiligten Supermärkte und Drogerieläden.

Selina: Ja, alle Märkte waren wirklich sehr kooperativ. Manch ein Supermarkt hat unsere Waren sogar schon auf Paletten geladen, die wir dann nur noch Verladen mussten. Letztendlich war der gesamte Bestell- und Abholprozess innerhalb von einer Woche abgeschlossen und unsere Sachspenden konnten sicher im Weismainer Sternengebäude zwischengelagert werden.

Fabian: Ja die gab es tatsächlich 😀 Als ich mich auf den Weg machte, um die Spenden bei der Tafel in Bayreuth abzugeben, ist mir leider ein Päckchen Zucker aufgeplatzt und hat sich während der Fahrt über die komplette Ladefläche verteilt. Als ich wieder zurück in Weismain war, durfte ich erst einmal mit Kehrbesen und Schaufel anrücken, um den Sprinter vom Zucker zu befreien. Zum Glück ist es mir gelungen und es gab keine Beschwerden. 😉

Elisa: Der ganze Aufwand, der hinter dem Projekt stand, war schon echt groß. Angefangen bei IT, über Finanzen bis hin zur Werbung gab es letztendlich einiges zu tun.

Fabian: Das stimmt! Beispielsweise mussten wir die Bezahlmodalitäten klären und die IT musste die Funktion, den Spendenbetrag selbst wählen zu können, in den Shop integrieren und eine Landingpage sowie eine neue Produktseite erstellen. Wir habenTexte für das Intranet und für die Landingpage geschrieben und unsere Mediengestalter mussten entsprechende Werbeplakate entwerfen. Natürlich gab es auch viel Organisatorisches zu klären: Die Bereitstellung des BAUR-Sprinters, die Klärung des Lagerplatzes im Sternengebäude oder die Terminvereinbarungen für die Spendenübergaben bei den drei gemeinnützigen Organisationen. Trotz des Aufwands war es eine coole Erfahrung zu sehen, wie alles in der kurzen Zeit geklappt hat und alle dabei an einem Strang gezogen haben. Vor allem weil das Projektteam zusammen mit dem restlichen B.Our-Team wirklich alles selbst gemacht hat. Von der IT, über Werbung bis hin zur finalen Übergabe der Spenden haben wir alles selbst organisiert.

Elisa: Im DM in Lichtenfels hat eine Verkäuferin, nachdem sie von unserer Spendenaktion erfahren hatte, vier Packungen Toilettenpapier privat gekauft und sie mir als zusätzliche Spende mitgegeben. So sehr habe ich mich noch nie über Toilettenpapier gefreut 😀 Das war wirklich eine nette Geste!

Selina: Im DM in Burgkunstadt hat sich die Filialleitung auch sehr für unser Vorhaben interessiert und war total begeistert, dass alle so zusammenhalten und die Spendenaktion trotz Corona auf die Beine stellen. Eine tolle Wertschätzung.

Fabian: Für mich waren die schönsten Momente die strahlenden Gesichter bei den Spendenübergaben. Als die Mitarbeiter*innen der Organisationen die Menge an Spenden sahen, waren sie wirklich überwältigt. Alle haben sich wirklich tausendmal bedankt und haben sich riesig gefreut.